BroxY Yazılım ve Danışmanlık Hizmetleri

            Ülkemizde ilk defa uzun araştırmalarımız ve çalışmalarımız sonucu yurt faaliyetlerinin aşağı yukarı tümünü kapsayan bir yurt programını gerçekleştirmenin mutluluğu ve gururunu yaşamaktayız.

            Öncelikle böyle bir programı kullanacak olan yurt yönetimleri, tüm işlemlerini en hızlı, doğru ve şeffaf bir şekilde gerçekleştireceklerdir.  Mevzuat gereği istenen evraklar ve takip edilmesi gereken hesap hareketleri için zamanlarının büyük bölümlerini harcamayacaklardır. Yurt yönetimleri, bu nedenle başka konulara daha fazla zaman ayıracaklardır.

YARDIM

1-      KULLANICI GİRİŞİ

Programımız güvenlik açısından kullanıcı giriş paneli ile açılış sağlamaktadır.

a – Kullanıcı Adı          : Programın yöneticisi tarafından kullanıcıya verilmiş olan isim

b – Şifre                     : Programın yöneticisi tarafından kullanıcıya verilmiş olan şifredir ( bütün karakterleri kabul eder ) 

Eğer program ilk kez çalışıyorsa BroxY Yazılım tarafından verilmiş olan;  kullanıcı ad: admin – şifre: admin olarak giriş yapınız.

Kullanıcı adınızı ve şifrenizi doğru şekilde girip klavyeden “ENTER”  tuşuna veya program üzerinde bulunan “GİRİŞ” düğmesine tıklayınız.

            Programa giriş yaptığınızda karşınıza programın genel arayüzü açılacaktır.

2- GENEL BİLGİLER ( AYARLAR )

Bu bölümde istenen tüm bilgiler kaydedilecektir. Kaydedilen bu bilgiler, programın temel bilgileridir. 

a-     GENEL BİLGİLER, İLETİŞİM BİLGİLERİ kısımlarına yurtla ilgili istenen tüm verileri eksiksiz yazınız ve altta bulunan ‘’KAYDET’’ düğmesine tıklayarak verileri kaydediniz.

b-     DİĞER bilgiler olan Barınan Cinsiyeti seçiniz ve içinde bulunduğunuz Öğretim Yılını yazınız ve altta bulunan ‘’KAYDET’’ düğmesine tıklayarak verileri kaydediniz.

c-     BULUNDUĞUNUZ İL’e ya da İLÇE’ye ait istenen verileri eksiksiz yazınız ve altta bulunan ‘’KAYDET’’ düğmesine tıklayarak verileri kaydediniz.

d-     Mevcut verilerde bir değişiklik olmuşsa değiştirilecek veriyi ya da verileri siliniz ve yerine yeni veriyi ya da verileri yazınız. Altta bulunan ‘’KAYDET’’ düğmesine tıklayarak yeni verileri kaydediniz.

3- ODA BİLGİLERİ

Bu bölüme önce yurtta bulunan katlar ile katlardaki odaların numaraları, kat başkanları, odada kalabilecek öğrenci sayıları, odada bulunan eşyaları gösterir oda envanteri ile her oda için öğrencilerin arasından seçilecek oda başkanlarının kayıtları yapılacaktır.  

a-      Ekranın sol tarafında YURT YERLEŞİM KROKİSİ bulunmaktadır. Bu kısımda Kat Numaralarınıı, Oda Numaralarını, odaların kapasitelerini ve envanterlerini göreceksiniz. Öğrenciye, kaydı sırasında hangi odanın tahsis edildiği kaydedildiği için program tarafından otomatik olarak yerlerine aktarılacak, bu nedenle öğrencinin ad ve soyadını hangi odanın tahsis edildiğini bu kısımda görmeniz mümkün olacaktır.   

b-     ODA KAYDI kısmına odaların başkanlarını, kat başkanlarını, odaların kapasitelerini ve envanterlerini kaydetmek istediğinizde ‘’ODA EKLE’’ düğmesini tıklayınız ve boş kısımlara verileri yazınız. Ardından ‘’KAYDET’’ düğmesini tıklayınız. Tüm verileri YURT YERLEŞİM KROKİSİ’nde göreceksiniz.

c-      ODA KAYDI kısmında güncellemek istediğiniz bir kaydı, << ÖNCEKİ KAYIT>>, <<SONRAKİ KAYIT>> düğmelerinden birini tıklayarak seçiniz. ‘’KAYDI GÜNCELLE’’ düğmesine tıklayınız ve güncellemek istediğiniz verileri yeniden yazınız. Ardından’’KAYDET’’ düğmesine tıklayınız.

d-     Kaydını silmek istediğiniz bir oda kaydını, <<ÖNCEKİ KAYIT>>, <<SONRAKİ KAYIT>> düğmelerinden birini tıklayarak seçiniz. ‘’KAYDI SİL’’ düğmesini tıklayarak kaydı siliniz.

e-      FİLTRE kısmıyla da resimleri, envanteri ve imgeleri görmek için yanlarındaki kutuları tıklamanız yeterli olacaktır.                              

4- BARINAN  ( ÖĞRENCİ )  KAYITLARI

a-Yurda kaydını yaptırmak isteyen her öğrenci için bu bölümün en altında bulunan ‘’YENİ KAYIT’’’ düğmesine tıklayarak ekranda karşımıza çıkan boş bölüme öğrenciye ait tüm bilgiler ile kaydı yapılan öğrencinin fotoğrafı bilgisayar ortamında kaydedilecektir.

b- ‘’KAYIT FORMU YAZDIR’’ ile ‘’  SÖZLEŞME YAZDIR ‘’ düğmelerine tıklayarak hem Kayıt Formunun hem de Sözleşmenin çıktıları alınacaktır.                                                                     

c- Yurda kayıtları yapılan öğrencileri görmek istediğimizde ‘’ÖNCEKİ KAYIT’’ ile ‘’ SONRAKİ KAYIT ‘’ düğmelerine tıklamak suretiyle kayıtları yapılan öğrenciler görülecektir.                    

ç- Kaydı yapılan öğrenci hakkında yanlış bilgi kaydedildiğinde ‘’KAYIT DÜZELT’’, kaydı tümüyle silmek zorunda kaldığımızda ‘’ KAYDI SİL ‘’ düğmesine tıklamamız yeterli olacaktır.

d- Kaydı yapılan herhangi bir öğrenci ile ilgili bilgilere ihtiyaç duyduğumuzda ‘’ HIZLI ERİŞİM ‘’ düğmesine tıklayarak erişimdeki öğrencinin adını ve soyadını bularak tıklamamız yeterli olacaktır.

5- PERSONEL BİLGİLERİ  

Aynı şekilde Barınan (Öğrenci) kaydında yapılan işlemler tekrar edilerek personel ile ilgili bilgiler kaydedilecektir.

a- Personel atamalarının yapılabilmesi için gerekli belgelerin Milli Eğitim Müdürlüğü’ne ulaştırılmasında gerekli olan üst yazının çıktısını almanız için ‘’PERSONEL ATAMA YAZISI YAZDIR’’ düğmesini tıklayınız ve yazının çıktısını alınız.

6- ÖDEME BİLGİLERİ

a-      Kaydı yapılan öğrencinin ödeme kayıtları bu bölüme yapılır. Bu bölümde kaydı yapılan öğrenciler ile ilgili bazı kişisel bilgiler zaten mevcuttur. Kullanıcı, kaydı yapılan öğrencinin yıllık borç toplamını BAKİYE BİLGİSİ bölümüne kaydeder.

b-     Kayıt sırasında peşin ödeme ile taksitli ödeme için ‘’ ÖDEME PLANI HAZIRLA’’ düğmesini tıklayınız.

c-      Ekranda karşımıza çıkacak olan ‘’SON EKLENEN TOPLAM BORÇ’’ bölümünde ‘’YENİ BORÇ KAYDI EKLE’’ düğmesini tıklayınız.

d-     Toplam borç miktarı bölümüne yıllık borç miktarını kaydediniz. Şayet öğrenci bir miktar peşinat ödemek isterse bölümün altında bulunan tutarı bölümüne ödediği peşinat yazılıp Borç Tipi bölümünden peşin seçilip ‘’TAMAM’’ düğmesini tıklayarak ‘’HESAP HAREKETLERİ’’ bölümünde bulunan ‘’PEŞİN’’ yazısı yanındaki kutuyu tıklayınız.

e-      En altta bulunan ‘’ÖDEME YAP’’ düğmesini tıkladıktan sonra mouse un sağ tuşuna bastığımızda ekrana gelecek olan ‘’TAHSİLÂT MAKBUZU YAZDIR’’a tıklayıp iki nüsha Tahsilât Makbuzu çıktısını alınız. Her ödeme yapıldığında, ödemenin yapıldığı bölüm ekranda kırmızı şeritle gösterilecektir.

f-       Öğrencinin peşin ödemesinden sonra kalan borç bakiyesi için senet bölümünde tutarı kısmında yazılı olan borcu için önceden belirlenen senet tarihlerini seçip Borç Tipinden senet seçilip Adet bölümünden de kaç senet yazılacağı seçildikten sonra üst sağ köşede bulunan ‘’SENET YAZDIR’’ düğmesi tıklanarak senetlerin çıktılarını alınız.

7- KASA

            Bu bölümde kasanın durumu YTL, Dolar ve Euro cinsinden gösterilmektedir.

a- Bu bölümde, kasadaki parayı bugün ya da daha önceki bir tarih itibariyle görebilirsiniz.

b- ‘’DEVİR’’ düğmesini tıklayarak bir önceki kasa miktarını devredebilirsiniz.

c- ‘’YENİ KAYIT EKLE’’ düğmesini tıkladıktan sonra ekranın en altında karşımıza çıkan Hesap Türünden ve Hesap bölümünden de uygun olanları seçip duruma göre ya Tahsil ya da Ödeme bölümlerinden birine para miktarını yazarak ‘’KAYDET’’ düğmesini tıklayınız. Ekranda tahsil ettiğiniz ya da ödediğiniz para miktarının kaydedildiğini göreceksiniz. 

ç- Tahsil ya da ödemelerde yanlışlık yaptığınızda ‘’İPTAL’’ düğmesini tıklayınız.

d- Alt listede görüntülenen hesaplardan tahsil veya ödeme yapılan miktar seçilip sağ kısımda bulunan “ HESABA GEÇ” düğmesi tıklanarak kasaya para işlenir.

e- ‘’YAZDIR’’ düğmelerini tıklayarak çıktıları alabilirsiniz.

8- CARİ KAYITLAR         

a-      Ekranın en altında bulunan  ‘’SORGULAR’’ bölümünde hangi tarihler arasındaki hesapları sorgulamak istiyorsanız önce sorgulamak istediğiniz tarihleri seçeceksiniz. Ardından ya Hesaba Geçen ya da Hesaba Geçmeyen seçeneklerinden birini seçerek ‘’UYGULA’’ düğmesini tıkladığınızda ekranda hesapları gördüğünüz gibi en altta da hesapların toplamını görmeniz mümkündür.

b-     Ekranın en altında bulunan ‘’FİLTRE’’ bölümünde de önce Hesap Türü sonra Hesap seçeneklerinden gerekli gördüğünüzü seçerek tıkladığınızda ekranda görmek istediğiniz hesapları ve toplamlarını göreceksiniz.

c-      İhtiyaç duyduğunuz hesapların tamamını görmek istediğinizde aynı bölümde bulunan ‘’TÜMÜ’’ seçerek tıkladığınızda ekranınızda tüm hesapları ve toplamlarını görebileceksiniz.

d-     İhtiyaç duyduğunuz hesapların çıktılarını almak istediğinizde ‘’YAZDIR’’ düğmesini tıklamanız yeterli olacaktır.

e-      Kasaya yeni bir hesap eklemek istediğinizde ‘’FİLTRE’’ bölümündeki Hesap Türünden hangisine ait olacaksa onu seçiniz. Hesap kısmına da eklemek istediğiniz hesabın adını yazarak ‘’YENİ HESAP YARAT’’ düğmesini tıklayınız. Ardından ‘’KAYDET’’ düğmesini tıklayarak hesabı kaydediniz.

            9- HATIRLATMA

Bu bölüme öğrencilerin ödeme tarihleri, yurdun ödemeleri ile diğer önemli notlar ve önemli günlerin kayıtları yapılır. Günlük yapılması gerekli işlerin takibinde kolaylık sağlar ve önemli aksamaların önüne geçilmiş olur. 

a-      Ekranın altında bulunan ve kaydını yapmak istediğimiz konu ile ilgili olmak üzere ‘’BAŞLIK’’ ve ‘’KİŞİ’’ bölümlerinden seçmeler yaptıktan sonra ‘’AÇIKLAMA’’ bölümüne de ilgili açıklamayı yazınız.. Hangi tarih için hatırlatma notu kaydedecekseniz o günün tarihini seçiniz. Ardından ‘’KAYDET’’ düğmesini tıklayarak kaydediniz.

b-     Kullanıcı, her gün işe başladığında bu bölümü açarak o gün yapılması gerekli önemli konuları ekranda görür.

            10- BARINAN ARŞİV  

Bu bölümde kayıtları yapılan öğrenci ya da personel ile ilgili tüm bilgiler arşive  kaldırılır.

a-      Daha önce kayıtları yapılan öğrenci ya da personel ile ilgili bilgilerin arşive kaldırılması için ilk önce arşive kaldırılacak olan öğrenci ya da personel kayıtları bölümü açılır. Bu bölümde arşive kaldıracağınız öğrenci ya da personelin ayrılış tarihini ilgili bölüme yazarak kaydediniz. En altta bulunan  ‘’KAYIT DÜZELT’’ düğmesini tıklayınız. Ekranda karşınıza çıkacak olan Arşive Kaldır yazısı yanındaki noktayı tıklayınız.

b-     Daha sonra BARINAN ARŞİV bölümünü açınız. En altta bulunan ‘’DETAY GÖSTER’’ düğmesini tıkladığınızda, ekranda arşive kaldırılan öğrenci ya da personel hakkında kimlik bilgilerini göreceksiniz.

c-      Daha önce arşive kaldırılan öğrenci ya da personel hakkındaki kayıtlara ulaşabilmeniz için de bölümün altında bulunan ‘’ARŞİVDEN GERİ AL’’ düğmesini tıklayarak istediğiniz kayıtlara ulaşmanız mümkün olacaktır.

11-  NÖBET ÇİZELGESİ 

Bu bölümde, yurt personelinin aylık Nöbet Çizelgesi düzenlenir. 

a-         Ekranın sağ tarafında, yurt görevlilerinin ad ve soyadlarının yazılı olduğu tablo bulunmaktadır. Çizelgede hangi tarih ve saatler arası hangi görevlinin adı ve soyadı yazılacaksa Mouse yardımıyla adı ve soyadı o bölüme taşınır ve o bölümde pembe bir şerit oluşur. Çizelgeyle tablo arasında bulunan ‘’EKLE’’ düğmesine tıkladığınızda nöbetçinin ad ve soyadının o bölüme taşındığını görürsünüz. Şayet nöbetçinin ad ve soyadını bölümlerin birisinden veya birkaçından silmek isterseniz o bölüme ya da bölümlere tıklayınız. Bölüm ya da bölümlerde pembe şerit oluştuğunda ‘’SİL’’ düğmesine tıklayınız.

b-           Aylık Nöbet Çizelgesinin hazırlanmasından sonra en altta bulunan ‘’YAZDIR’’ düğmesini tıklayarak çıktısını alınız.                          

            12- ÖĞRENCİ TEMSİLCİSİ SEÇİMİ 

Bu bölüm, Öğrenci Temsilcisi Seçimi süreçlerinin en demokratik bir şekilde sürdürülmesine katkı sağlar.                       

a-      Yurt yönetimi, Öğrenci Temsilcisi Seçiminden bir süre önce yapacağı duyuru ve belirlenen gündem için ‘’TEMSİLCİ SEÇİMİ GÜNDEMİ YAZDIR’’ düğmesini tıklayarak çıktıyı alır ve panoya asar.

b-      Belirlenen tarih, saat ve yerde yapılacak toplantı öncesi kayıtlı tüm öğrencilerin ad ve soyadlarının otomatik olarak yazacağı ‘’HAZIRIM CETVELİ LİSTELE’’ düğmesini tıklayınız ve ardından ‘’HAZIRIM CETVELİ YAZDIR’’ düğmesini tıklayarak listenin çıktısını alınız.

c-      Gündem uyarınca yapılan toplantı ve seçim sonucu oyların sayım ve dökümünden sonra ‘’TEMSİLCİ SEÇİMİ SAYIM DÖKÜM TUTANAĞI YAZDIR’’ düğmesini tıklayınız ve çıktının ilgili bölümlerini sayım döküm sonuçlarına göre doldurunuz.

13-  YOKLAMA VE İZİN

Bu bölüm ile öğrencilerin yurda devam edip etmedikleri takip edilir. 

a- Günün bitiminde ekranda bulunan çizelgede yazılı olan öğrencinin ad ve soyadının bulunduğu sütuna iki kez tıklayınız. Ekrana gelen YOKLAMA BİLGİSİ DÜZENLE bölümünde öğrencinin o günkü devam durumunu kaydediniz. Kayıtlı her öğrenci için aynı işlemi yapınız.

b-Yukarıdaki işlemler bittikten sonra bölümün en altında bulunan ‘’GÜNÜ KAPAT’’ düğmesini tıklayarak içinde bulunduğunuz günle ilgili olarak devam takip işlemlerini gerçekleştirmiş olacaksınız. ‘’YAZDIR’’ düğmesini tıklayarak da içinde bulunduğunuz günle ilgili olarak devam takip çıktısını alabilirsiniz.

c-  Yurttan izinli ayrılmak isteyen öğrenci için ise ‘’İZİN BELGESİ HAZIRLA’’ düğmesini tıklayınız. Ekrana gelen tablonun ilgili bölümlerini doldurunuz ve listede izinli ayrılacak öğrencinin ad ve soyadının bulunduğu sütunu tıklayınız. ‘’KAYDET’’ ve ‘’KAPAT’’ düğmelerini tıklayınız. Ardından ‘’İZİN BELGESİ YAZDIR’’ düğmesini tıklayarak İzin Belgesinin çıktısını alınız.

d- Haftalık düzenlenen Yoklama Çizelgesinin her hafta başı çıktısını almak için bölümün en altında bulunan ‘’YOKLAMA KÂĞIDI YAZDIR’’ düğmesini tıklamanız yeterli olacaktır.

e-  Kayıtlı öğrencilerin devam ve devamsızlık durumlarını aylık periyotlar halinde görmek istediğinizde ‘’AYLIK YOKLAMA DETAYI’’ düğmesini tıklayınız.

f-   Öğrencilerin devam durumları ile ilgili bilgileri velilerine E- Posta ile göndermek istediğinizde  ‘’AYLIK YOKLAMA DETAYI’’ tıklayınız. Ekranda göreceğiniz BARINAN AYLIK YOKLAMA KAYDI’ nda devam durumu ile ilgili velisine bilgi vermek istediğiniz öğrenciyi seçiniz ve seçtiğiniz öğrencinin devam durumunu anında ekranda göreceksiniz. Sol üst köşede bulunan ‘’Kaydet’’ düğmesini tıklayınız. Ardından Detaylı Rapor bölümünü tekrar açarak ‘’E- POSTA İLE YOLLA’’ düğmesine tıklayarak öğrencinin velisine yoklama kaydını göndermiş olacaksınız.

            14- YEMEK LİSTESİ 

Bu bölümde, iki haftalık yemek listesi düzenlenir.

a-  Bu bölümü açtığınızda ekranda gördüğünüz tarihlerin yan taraflarında bulunan bölümlere Gıda Kontrol ve Muayene Komisyonu üyelerince her gün için belirlenen yemekleri yazınız.

b- Listenin ilk başında bulunan tarihin yanındaki kutudan Yemek Listesinin başlangıç tarihini seçiniz.

c-  Ekranın altında bulunan ‘’KAYDET’’ ve ‘’YAZDIR’’ düğmelerine sırasıyla tıklayarak Yemek Listesinin çıktısını alınız ve mutfağınıza asınız.

15-  DETAYLI RAPOR  

Bu bölüme, kayıtlı öğrenciler ile personele ait kimlik bilgileri, okul bilgileri, aile

Bilgileri ve acil durumlarda ulaşabileceğiniz yakınlarına ait bilgiler kaydedilmiştir.

a-  Öğrenciler ya da personel hakkındaki hangi bilgilere ulaşmak istiyorsanız

 Kimlik bilgileri, aile bilgileri, acil durumlarda ulaşabileceğiniz yakınları bölümlerindeki kutulara tıklayınız. Ekranınızın alt kısmında ulaşmak istediğiniz bilgileri göreceksiniz. Şayet bu bilgilerin çıktısını almak istiyorsanız en altta bulunan ‘’YAZDIR’’ düğmesine tıklamanız yeterli olacaktır. 

b- Kayıtlı öğrencilerin fotoğraflı listesinin, personel listesinin çıktılarını almak istiyorsanız                     sağ üst kısmında bulunan ‘’ÖĞRENCİ LİSTESİ’’ ve ‘’PERSONEL LİSTESİ’’ düğmelerine tıklayınız.

c- Kayıtlı öğrencilerin fotoğraflı listesi ile personel listesini Milli Eğitim Müdürlüğü ile Emniyete göndermek için yazılması gereken üst yazıların çıktılarını almak için de ekranın en üstünde bulunan Emniyet ve Milli Eğitim yazıları yanındaki ‘’YURT PER. Ve ÖĞR. BİLGİLERİ YAZISI’’ düğmelerini ayrı ayrı tıklayınız.

ç- Öğrencilerin fotoğraflı listesi ile personel listesini ve Milli Eğitim ile Emniyete göndereceğiniz üst yazıları E- Posta ile göndermek isterseniz ‘’ÖĞRENCİ LİSTESİ’’, ‘’PERSONEL LİSTESİ’’, Milli Eğitim ve Emniyet yazıları yanında bulunan ‘’YURT PER. Ve ÖĞR. BİLGİLERİ YAZISI’’ düğmelerine her biri ayrı ayrı olmak üzere tıklayıp her listenin ve Milli Eğitim ile Emniyete gönderilecek yazıların ekranda görünmesinden sonra üstte sol köşede bulunan ‘’Kaydet’’ düğmesine her defasında tıklayınız. Ardından tekrar Detaylı Rapor bölümünü açarak ‘’E- POSTA İLE YOLLA’’ düğmesini tıkladığınızda alıcı gönderilenleri alacaktır.

16-  DİSİPLİN İŞLERİ

Bu bölüm, yurt yönetimine disiplin işlemleri yönünden kolaylık sağladığı gibi aynı zamanda yönetmeliğin bu konu ile ilgili maddelerinin uygulanmasında yol göstericilik işlevi görür.  

a-      Ekranda gördüğünüz işlemlerin yapılabilmesi için veriler bölümündeki ilgili yerlere yapılan her işlemden önce suç işlediği iddia edilen ya da işlediği suçu sübuta eren öğrencinin adı ve soyadını seçiniz ve ardından işlediği suç, işlenen suç tarihi ve işlenen suç saati ve suçun işlendiği yer için tüm verileri yazınız.

b-     İşlendiği iddia edilen suç fiilinin hangi cezaya göre işlem yapılması gerektiğini tespit etmek için ekranın sağ bölümünde bulunan yönetmelik maddelerini inceleyiniz ve işlemlerinizi ona göre yapınız.

c-      İşlendiği iddia edilen suç Uyarma Cezasını ya da Kınama Cezasını kapsıyorsa ‘’SAVUNMA’’ düğmesini tıklayınız ve savunma yazısının çıktısını alarak suç işlediği iddia edilen öğrenciye tebliğ ediniz. Yurt Müdürü, ilgili yönetmelik uyarınca Uyarma ve Kınama cezalarını vermeğe yetkili olduğu için suç işlediği iddia edilen öğrencinin yazılı savunmasının alınmasından sonra işlendiği iddia edilen suç sübuta ermişse suçun niteliğine göre ‘’UYARMA CEZASI YAZISI’’ ya da ‘’KINAMA CEZASI YAZISI’’ düğmelerinden birini tıklayınız ve ceza yazısının çıktısını alarak ilgili öğrenciye tebliğ ediniz..

d-     Yönetmelik uyarınca Yurttan Çıkarma Cezasını yalnızca Yurt Disiplin Kurulu vermektedir. Yurttan Çıkarma Cezasını gerektiren bir fiilde bulunduğu iddia edilen öğrencinin, suçu işleyip işlemediğinin incelenmesi ve soruşturmasının yapılabilmesi için önce sanık öğrenci ile ilgili verileri giriniz. Yurt Müdürlüğü’nce uygun bir görevlinin soruşturmacı olarak görevlendirildiği  ‘’SORUŞTURMA YAZISI’’ düğmesini tıklayınız ve soruşturma yazısının çıktısını alarak soruşturmacıya tebliğ ediniz.

e-      Soruşturmacının, sanık ve tanıkların ifadelerini yazması için ilk önce ekrandaki veriler bölümüne sanık öğrenci ile ilgili tüm verileri giriniz. Ardından, ‘’SANIK İFADE TUTANAĞI’’ düğmesini tıklayınız. Ekranda açılacak bölüme sanık öğrencinin ifadesinden başka bir şey yazmayınız. Kimlik bilgileri ile ilgili değişkenler program tarafından otomatik olarak yerlerine aktarılacaktır. ‘YAZDIR’’ düğmesini tıklayınız ve çıktısını alınız. ‘’KAPAT’’ düğmesini tıklayarak bölümü kapatınız.

f-   Soruşturmacının, tanıkların ifadelerini yazması için ilk önce ekrandaki veriler bölümüne sanık öğrenci ile ilgili tüm verileri giriniz. Ardından,‘’TANIK İFADE TUTANAĞI’’ düğmesini tıklayınız. Ekranda açılacak bölüme ayrı ayrı olmak üzere tanıkların ifadelerinden başka bir şey yazmayınız. Kimlik bilgileri ile ilgili değişkenler program tarafından otomatik olarak yerlerine aktarılacaktır. ‘’YAZDIR’’ düğmesini tıklayınız ve ifadelerin çıktılarını alınız. ‘’KAPAT’’düğmesini tıklayarak bölümü kapatınız.

g-      Soruşturma sonucunda ‘’SORUŞTURMA RAPORU’’ düğmesini tıklayınız. Ekrana gelen Soruşturma Raporunun çıktısını alınız ve ilgili bölümlerini doldurarak Soruşturma Yazısını, Sanık ve Tanık İfade Tutanaklarını, Soruşturma Raporu ile birlikte dosyaya takınız ve hazırladığınız soruşturma dosyasını Yurt Müdürlüğü’ne teslim ediniz.

h-      Disiplin Kurulu, önüne gelen Soruşturma Dosyasını inceledikten sonra gerekli görmesi halinde Disiplin Kurulu olarak ya da üyelerinden birini görevlendirmek suretiyle soruşturmayı genişletebilir.

i-     Şayet, Disiplin Kurulu soruşturmanın genişletilmesine gerek görmezse sanık öğrencinin yazılı ya da sözlü ifadesinin alınmasına karar verir. Disiplin Kurulu, sanık öğrencinin yazılı savunmasının alınmasına karar verirse ilgili bölümdeki verileri girdikten sonra ‘’DİSİPLİN KURULU SAVUNMA KARARI’’ ve ‘’SUÇLAMA İLE İLGİLİ SAVUNMA YAZISI’’ düğmelerini tıklayınız ve çıktılarını alarak sanık öğrenciye tebliğ ediniz.

j-    Verilen süre içerisinde savunmasını yazılı olarak yapan sanık öğrencinin yazılı savunması Disiplin Kurulunun önüne geldiğinde Disiplin Kurulu, tekrar gerekli incelemesini yapar ve konuyu görüşür. Sonuçta; suç işlediği iddia edilen öğrencinin, suçu işlediği subute erdiği kanaati Disiplin Kurulunda oluşmuşsa, ilgili bölüme sanık öğrenciye ait veriler girildikten sonra ceza kararı oy çokluğuyla alınmışsa ‘’DİSİPLİN KURULU KARARI ( OY ÇOKLUĞU)’’, karar oy birliği ile alınmışsa ‘’DİSİPLİN KURULU KARARI (OY BİRLİĞİ)’’ ile ‘’YURTTAN ÇIKARMA CEZASI YAZISI’’ düğmelerine tıklayınız ve dört nüsha olarak çıktılarını alınız ve öncelikli olarak ilgili öğrenciye tebliğ ediniz. Ardından Disiplin Kurulu Kararını ilgili yerlere gönderiniz.

k-     Eğer, suç işlediği iddia edilen öğrencinin suç işlediği sübuta ermemişse yani bu öğrenci hakkında gerek Yurt Müdürünün, gerekse Disiplin Kurulu üyelerinin suç işlediği kanaati oluşmamışsa Uyarma ve Kınama cezaları için Yurt Müdürü, Yurttan Çıkarma Cezası için Disiplin Kurulu, dosyanın işlemden kaldırılmasına karar verir. Ardından bir üst yazıyla alınan bu karar ilgili öğrenciye tebliğ edilir.

l-     Disiplin Kurulu, aldığı kararı oy çokluyla almışsa Karşı Oy kullanan Disiplin Kurulu Üyesi, alınan kararın çıktısına kullandığı karşı oyun gerekçesini yazarak imzalar.

17- FİHRİST

Bu bölümde, kayıtlı öğrencilerle personelin ve diğer kişilerin telefon ve faks numaralarını, adreslerini görmeniz mümkündür.    

a-      Kayıtlı öğrenciler ile personele ait telefon ve adresleri program tarafından otomatik olarak yerlerine aktarılmaktadır.

b-     Diğer kişilerin ad soyadı, ev telefonu, iş telefonu, cep telefonu, faks numarası ve adreslerini kaydetmek istiyorsanız ekranın en altında bulunan ‘’KAYIT EKLE’’ düğmesine tıklayınız. Ekrana gelecek bölümlere istenen verileri yazınız ve ‘’KAYDET’’ düğmesine tıklayarak kaydediniz.

c-      Öğrenci, personel veya diğer kişilerden birisiyle ilgili bilgilere ihtiyaç duyduğunuzda ekranın en altında bulunan  ‘’İsim – Numara Arama’’ bölümüne aradığınız kişinin ad ve soyadını yazarak aradığınız kişi hangi bölüme giriyorsa o bölümün sol yanında bulunan ‘’KAYDI YAZDIR’’ düğmesini tıkladığınızda ekranınızda o kişiye ait bilgileri göreceksiniz.

d-     Kayıtlı kişilerden birisine ait bilgilerin birisi veya birkaçı değişmişse ‘’KAYIT DÜZELT’’ düğmesine tıklayınız. Ekranda karşınıza çıkacak bölümlerden hangisine ait bilgiler değişmişse o bilgileri en son şekliyle yazınız ve ‘’KAYDET’’ düğmesine tıklayınız.

            18- KULLANICI GEÇMİŞİ

Bu bölüm, aktif kullanıcılar ile kullanıcı işlem kayıtlarını gösterir.

a-      Geçmiş bir tarihte, kullanıcı işlem kayıtlarını görmek istiyorsanız bu bölümün en altında bulunan günün tarihinin sol yanındaki kutuya tıklayarak kayıtlarını görmek istediğiniz tarihi seçiniz. Ekranda, o güne ait işlem kayıtlarını görmeniz mümkündür.

b-     Geçmiş kayıtları silmek isterseniz altta bulunan ‘’GEÇMİŞİ SİL’’ düğmesini tıklayınız.

19- KULLANICI İŞLEMLERİ 

Bu bölüm, kullanıcılar ile kullanıcıların işlem yapabildikleri bölümleri gösterir.

a-      Kullanıcı kaydı eklemek istediğinizde bölümün en altında bulunan ‘’YENİ KAYIT EKLE’’ düğmesini tıklayınız. Ekranda karşınıza YETKİLER VE ŞİFRE DEĞİŞİKLİĞİ tablosu çıkacaktır. Bu tabloya; kullanıcı adını, şifrenizi ve hangi bölümlerde işlem yapabileceğinizi seçiniz. Ardından tablonun ‘’TAMAM’’ ve ‘’KAPAT’’ düğmelerini tıklayınız.

b-     Seçili olan kayıtlardan hangisi hakkında yeniden düzenleme yapmak istiyorsanız kullanıcı adının bulunduğu bölümün ardından ‘’SEÇİLİ KAYDI DÜZENLE’’ düğmesini tıklayınız. Ekranınızda YETKİLER VE ŞİFRE DEĞİŞİKLİĞİ tablosunu göreceksiniz. Bu tabloda gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra tablonun ‘’TAMAM’’ ve ‘’KAPAT’’ düğmelerini tıklayınız.

c-      Seçili kayıtlardan birini veya birkaçını silmek isterseniz silmek istediğiniz kullanıcı ya da kullanıcıların adlarının bulunduğu bölümü ile ‘’SEÇİLİ KAYDI SİL’’ düğmesini tıklayınız.

            20- VERİ YEDEKLE – ONAR

Bu bölümde; veri tabanını onar, veri tabanını yedekle ve yedekten geri al düğmeleri bulunmaktadır.

a-      Mevcut saklı olan verilerin daha sağlıklı ve stabilize çalışabilmesi için verilere uyguladığı onarım işlemini yapar. Bu işlemi gerçekleştirebilmek için “VERİ TABANINI ONAR” düğmesine tıklayınız.

b-     Veri tabanını yedekle; programın herhangi bir sonu ile karşılaşması halinde verilerinizi kurtarabilmeniz için verilerinizi otomatik olarak yedekleme yapmanız gerekmektedir. Bu işlemi gerçekleştirmek için “VERİ TABANINI YEDEKLE” düğmesini tıklamak suretiyle yedekleme işlemini gerçekleştirmiş olursunuz.

c-      Sistemde yapılan herhangi bir hata yada sistemde oluşabilecek herhangi bir sorun karşısında, bir önceki gün veya geri dönmek istediğiniz bir günü listeden seçerek “YEDEKTEN GERİ AL” düğmesini tıklayarak programınız o günkü ayarlar ve verilerle karşınıza çıkacaktır.

NOT: Yedekten geri aldığınız günü yedeklemeden önceki bir güne geri aldığınız takdirde bugün ile seçilen gün arasında ki işlemlerini silinir.